Vergelijk DMS systemen op basis van uw zoekcriteria
Vind uit 138 aanbieders de 7 DMS systemen die het beste passen bij uw onderneming
Vind uit 138 aanbieders de 7 DMS systemen die het beste passen bij uw onderneming
Binnen no-time had ik een overzicht van interessante partijen én een indicatie wat het systeem zou gaan kosten.
Maxime Ameloot - Directeur - Ameloot O&ZN |
Met de DMS Kompas scheidden wij het kaf van het koren en vonden direct interessante partijen.
Erwin Close - Investpro |
Toen wij een nieuwe DMS zochten wist ik niet goed waar te beginnen. De DMS Kompas hielp ons hier enorm bij.
Muriel Billiau - Ashcombe |
Ja. De kosten worden gezamenlijk vergoed door de DMS aanbieders in onze database. Wij blijven volledig onafhankelijk in ons selectieadvies.
Hoe groot is de selectie?Maximaal 7 DMS-oplossingen. U wilt het selectieproces versnellen, dus dan heeft u er niets aan als wij 100 partijen voor u vinden.
Ik wil meer selectiecriteria opgeven, kan dat?Ja. Na het invullen van uw sector en bedrijfsgrootte kunt u in het vakje “aanvullende selectiecriteria” extra informatie geven. Wij nemen dit zo goed mogelijk mee in de selectie.
Is het DMS Kompas vrijblijvend te gebruiken?Ja. Het enige wat wij doen is uitzoeken welke systemen het beste passen bij uw organisatie. U bent nergens toe verplicht.
Is het DMS Kompas écht onafhankelijk?Ja. Wij zijn volledig onafhankelijk en niet verbonden aan één of enkele leveranciers.
Voor wie is het DMS Kompas bedoeld?Het DMS Kompas is bedoeld voor bedrijven die zich aan het oriënteren zijn op een DMS systeem. Helaas kunnen wij studenten of particulieren niet verder helpen met informatie.
Wie zit er achter het DMS Kompas?Het bedrijf achter het DMS Kompas is Software Kompas. Wij hebben als onafhankelijk informatiecentrum meer dan 10 jaar ervaring met het geven van selectieadvies. Hierdoor kunnen wij voor vrijwel iedere branche, bedrijfsgrootte en complexiteit van bedrijfsactiviteiten een goede voorselectie doen.
Worden mijn gegevens vertrouwelijk behandeld?Ja. Uw gegevens worden gebruikt voor het maken van de DMS selectie. Wij delen uw gegevens nooit zonder uw toestemming met derden.
Veel bedrijven gebruiken DMS voor de archivering van hun documenten. E-mails, Word en PDF bestanden etc. Het kan allemaal worden opgeslagen op één centrale plek. Op deze manier weet u zeker dat uw data veilig is opgeborgen en dat u alles eenvoudig en snel kunt terug vinden.
Functionaliteiten voor opslag en archivering:
Als papieren documenten wilt digitaliseren dan heeft u functionaliteiten nodig voor document scanning. Zo zorgt Optical Character Recognition (OCR) dat de computer teksten op uw gescande documenten als tekst kan herkennen. Ook komen mogelijkheden tot het optimaliseren van gescande documenten goed van pas.
Functionaliteiten voor Document scanning:
Dagelijks zijn uw medewerkers veel tijd kwijt aan het terugvinden van de juiste documenten. Nu hebben alle DMS systemen een zoekfunctie waar u documenten mee kan terugvinden. Er is echter wel verschil in hoe geavanceerd deze zoekfunctionaliteiten zijn.
Denk hierbij aan:
Als u de samenwerking tussen uw werknemers wilt verbeteren dan zijn er veel DMS functionaliteiten die u hier bij kunnen helpen. Met check-in/check-out zorgt u bijvoorbeeld dat een bestand “op slot” staat zodra het in gebruik is.
Zo zijn er nog veel meer functionaliteiten die de samenwerking kunnen verbeteren
Kwaliteitsmanagement is een verzamelnaam voor de inspanningen die u levert om een consistente kwaliteit van diensten te leveren. Er wordt dus consequent aan klantenverwachting voldaan en de kwaliteit wordt doorlopend verbeterd. Een DMS geeft u grip op informatiestromen. Het kan dan ook een sleutelrol spelen in kwaliteitsmanagement.
Hoe keurt u documenten goed? Hoe houdt u wijzigingen bij in documenten? Hoe updatet u documenten en beoordeelt u veranderingen? Hoe verzekert u dat documenten beschikbaar zijn? Het zijn allemaal vragen waar een goed DMS systeem u bij kunt helpen.
Enkele functionaliteiten die u helpen bij kwaliteitsmanagement
Met workflows bepaalt u hoe informatiestromen door uw organisatie bewegen. Het instellen van de juiste workflows is dan ook een belangrijke stap in kwaliteitsmanagement.
Enkele mogelijke workflow opties
Een DMS systeem kan u helpen om controle te houden wie toegang heeft tot welke informatie. Door “rechtenbeheer” voorkomt u dat onbevoegden gevoelige informatie kunnen inzien. Ook voorkomt automatische virusscanning dat schadelijke bestanden worden geopend.
Nog meer functionaliteiten die u helpen bij dataveiligheid
Met versiebeheer kunt u eenvoudig terugvinden wanneer welke medewerker een document heeft aangepast. Zo'n aanpassing is gemakkelijk terug te draaien. Het document wordt dan zichtbaar in de oorspronkelijke staat. Met versiebeheer is het dus onnodig om verschillende (deels verouderde) versies van een document afzonderlijk te archiveren. De actuele status van een document is altijd duidelijk.
Functies voor versiebeheer
Veel bedrijven zoeken een DMS systeem die hen kan helpen bij het voldoen aan wet- en regelgeving. Sommige richtlijnen zijn verplicht. Als uw documentenbeheer niet in overeenstemming is met deze wetten dan riskeert u boetes of erger.
Een deel van deze bedrijven verbinden zich daarnaast ook vrijwillig aan extra niet-bindende richtlijnen. Bijvoorbeeld om een ISO-certificatie te krijgen. Dit kunt u zien als een keurmerk voor uw organisatie. Het zegt iets over de kwaliteit van uw dienstverlening. Afhankelijk van het certificaat laat het zien hoe u bijvoorbeeld met informatieveiligheid en risicomanagement om gaat.
Gespecialiseerde leveranciers kunnen een sleutelrol spelen om te voldoen aan
De 9 hoofdcategorieën bevatten de meest voorkomende toepassingen van DMS systemen. Toch kunnen er doeleinden zijn die niet vallen in een van deze categorieën. Denk bijvoorbeeld aan facturatiemogelijkheden en functies voor outputmanagement (printmanagement).
Indien u een functionaliteit wenst die niet eerder beschreven staat, laat ons dit weten door deze te beschrijven in het vak hieronder. Wij proberen alle wensen zo goed mogelijk mee te nemen in de selectie voor DMS systemen.